Das Büro der Gremien ist Geschäftsstelle für die Gemeindevertretung, den Gemeindevorstand, die Ausschüsse und die Ortsbeiräte.
Um einen reibungslosen Ablauf der parlamentarischen Arbeit zu gewährleisten, nehmen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Büros zahlreiche Aufgaben wahr.
In diesem Büro läuft all das zentral zusammen, was in den Sitzungen behandelt werden soll. Die zur Vorbereitung der parlamentarischen Arbeit gebildeten Fachausschüsse werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ebenso organisatorisch betreut wie die sechs Ortsbeiräte.
Diese Betreuung erstreckt sich vom Erstellen der Tagesordnung, die im Benehmen mit dem/der Ausschussvorsitzenden bzw. mit der/dem Ortsvorsteher/in aufgestellt wird, bis hin zum Protokollieren bei den Sitzungen der Organe Gemeindevertretung und Gemeindevorstand. Das Protokollieren der Ausschüsse und Ortsbeiräte wird von zuständigen Geschäftsbereichen bzw. weiteren Gemeindebeschäftigten wahrgenommen.
Auch das Erstellen der Niederschriften, die Ausfertigung der gefassten Beschlüsse und die zentrale Beschlussüberwachung gehören zu den Aufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Büros der Gremien.
Die Mandatsträgerinnen und Mandatsträger müssen ständig mit allen erforderlichen gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen sowie Arbeitsmaterial versorgt und die Sitzungen der politischen Gremien verwaltungstechnisch vorbereitet werden. Auch dies ist Aufgabe des Büros.
Die Mitarbeiter/innen bereiten darüber hinaus Publikationen der Gemeindevertretung, des Gemeindevorstandes und der Ortsbeiräte vor und organisieren Veranstaltungen oder Empfänge.
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